Web会議・テレビ会議システム７選を徹底比較【2021年版】

• 遠隔地の支店や本店に出張に行く機会が多いが移動時間や費用がバカにならない
• 遠方のクライアントに定期的に訪問する業務を効率化したい
• テレワーク（リモートワーク）に適したツールを探している

あなたは、このように考えていないでしょうか？

2020年以降、多くの企業においてWeb会議システム・テレビ会議システムの導入が普及しています。

背景としては、「コスト削減」「働き方改革」「人材不足」といった課題が挙げられるでしょう。

そこで本記事では、

• Web会議システムを導入するメリットと選び方
• 代表的なサービス７サービス比較

といったコンテンツをご紹介していきます。

読み終える頃には、Web会議システム・テレビ会議システムについて詳しくなり、自社にとって最適なシステムの見当がついていることでしょう。

Web会議システムとは

Web会議システムとは、インターネット回線を用いて音声と映像により実際に顔を合わせて打ち合わせができるような仕組みのことです。

本店と支店の間の打ち合わせ、遠隔地の顧客との打ち合わせ、テレワーク（リモートワーク）の推進といった使用例があります。

最近では、2020年のウィルス拡大により多くの企業がテレワーク（在宅勤務）の導入を余儀なくされましたが、それに伴い多くの企業に導入されてきたシステムです。

似たような概念に「TV（テレビ）会議システム」というものもありますので、Web会議とTV（テレビ）会議の違いについても解説してみたいと思います。

Web会議とTV（テレビ）会議システムの違い

Web会議とTV（テレビ）会議システムの違いですが以下のようにまとめられます。

以下ではそれぞれの特徴を解説していきます。

Web会議システムの特徴

Web会議システムは、上記表のようにどちらかが一人のケースが多いのが特徴です。

導入方法もカメラ付きのパソコンであれば特別な機材は必要ありません。

各種システムの導入をするだけでWeb会議が始められます。

メールやチャットでは伝えきれない内容を、Web会議では伝えられるため必要に応じて利用することで業務がはかどることでしょう。

TV（テレビ）会議システムの特徴

TV会議システムは、基本的に「多人数対多人数」での利用が想定されています。

大きなTV画面を用いてカメラやマイクも専用の機材が必要なため、導入にあたりコストはかかります。

それでも、複数人が定期的に出張するような場合には大きな経費削減効果、労働時間削減効果が見込めるでしょう。

Web会議システムのメリットは、遠隔地との打ち合わせコスト削減！

Web会議システムの最大のメリットは、打ち合わせのための出張経費（移動交通費、宿泊費）や移動時間といったコストの削減です。

また、テレワーク（リモートワーク）を導入するにあたっても、実際にオフィスで顔を合わせているような感覚で打ち合わせを進めることができます。

例えば月に一度、東京駅・新大阪駅間を新幹線で移動すると往復でだいたい30,000円がかかります。

それに加えて1泊するとしたら宿泊費としてだいたい8,000円、出張手当2,000円とした場合、交通費と合わせると40,000円/1人となりますね。これが複数人いた場合には当然人数分の経費が毎月かかっている計算です。

これには時間は加味されていません。移動に要する時間もまた大きなコストですから、出張が発生する打ち合わせにかかるコストは見方によっては大きな無駄だと言えます。

Web会議システムを導入することで、出張が発生する打ち合わせにかかるコストが削減されます。

Web会議システムの「クラウド型」「オンプレミス型」の違い

Web会議システムには大きく、「クラウド型」「オンプレミス型」と2タイプがあります。

まずざっくりとそれぞれの特徴をみておきましょう。

どちらも一長一短ありますのでよく検討しましょう。

1. クラウド型
2. オンプレミス型

1.クラウド型

クラウド型は、初期費用＋月額費用といった料金体系であることが多く、導入スピードも早いです。

自社でサーバー管理やシステムの運用をしなくて済みますので、Web会議システムの導入にあたって面倒なことはしたくないといった場合にオススメです。

実際、常に最新バージョンを利用することができますし、何か不具合があった場合も提供業者がサポートをしてくれますので、運用面も任せることができます。

もし自社に合わないと判断した場合にはやめても損失が少ないため失敗時のリスクも低いです。

デメリットとしては、セキュリティの低いサービスを選んでしまうと重要な情報を含む会議が盗聴されてしまうといったリスクがあります。

手軽にWeb会議システムを導入したい場合、取引先との打ち合わせに利用したい場合にはクラウド型を選択しましょう。

2.オンプレミス型

オンプレミス型は、初期費用のみで運用できることが多いですが、導入に時間を要します。

自社のサーバーに置いて運用をする必要がりますが、クラウド型と比較すると高速で音声や映像も品質が高く安定している傾向にあります。

また、カスタマイズ性にも富んでいますので、システムに詳しい担当者が社内にいれば使い勝手のいいように操作性を高めることもできます。

それに、自社ネットワークに設置するという面でセキュリティ上も安心感があります。

デメリットとしては、初期導入費用が高めで導入に時間を要しますが、もし自社に合わないと感じた場合やめると損失が大きいです。

セキュリティ重視で、自社にとって使い勝手がいいようにカスタマイズしたいという場合には、オンプレミス型を選択するといいでしょう。

Web会議システムの選び方4ポイント

Web会議システムを選ぶ際には以下の4つを基準にしましょう。

1. セキュリティ面
2. 映像や音声の品質
3. 使いやすさ
4. サポート体制の有無

1.セキュリティ面

Web会議システムを選ぶ際に最重要といってもいい項目です。高いセキュリティ性能に着目しましょう。

会議の内容によっては高い機密性の情報を含むものもあるはずです。セキュリティ面が弱いと盗聴される心配があります。

「無料」「低価格」といったワードにひかれずに、高いセキュリティを備えたWeb会議システムを選択しましょう。

2.映像や音声の品質

映像や音声の品質も大事です。

映像や音声にタイムラグがあったり、クリアではない映像や音声の場合イライラしてしまいます。

リアルの場所で顔を合わせているのと同様の会議を行うためにも、映像や音声の品質に着目しましょう。

3.使いやすさ

Web会議システムを選ぶ際、直感的に使用できる「使いやすさ」も重要です。

取引先や遠隔地の支店を会議に招待するのにいちいち時間がかかっていては不便です。

URLを共有するだけ、などワンステップで会議が開催できるWeb会議システムが理想です。

4.サポート体制の有無

Web会議システムの提供業者による導入時・運用時のサポート（コンサルティング）が受けられるサービスを選びましょう。

初めて使う場合にはどんなに使い勝手のいいツールでも現場は混乱してしまうかもしれません。

スムーズに現場に浸透するためにも導入時・運用時にサポートしてくれる業者が便利です。

Web会議システム7社を徹底比較

以下に、上記の「Web会議システムの選び方4ポイント」を満たすサービス7つを厳選し比較してみました。選ぶ際の参考にしてください。

1.Cisco Webex with KDDI

Cisco Webex with KDDIは、高品質かつセキュアな環境でWeb会議ができるシステムです。

チャットやファイル共有なども可能でWeb会議でお互いの顔を見ながら、ファイルを閲覧するといった動作も可能なため、実際の会議室さながらの会議ができます。

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2.Calling

Callingは、画面共有やチャット、資料共有、ホワイトボードといった高機能なWeb会議システムです。

URLの共有で誰でも招待することができるため、顧客との打ち合わせやテレワーク勤務の社員との打ち合わせ、遠隔地の支店との打ち合わせなどに利用できます。

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3.Live On

Live Onは、「高品質」「高機能」「簡単操作」がウリのWeb会議システムです。

クラウド型以外にもオンプレミス型も提供されています。

直感的に使うことができますので運用面に不安を抱えている事業所におすすめです。

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4.bellFace

bellFaceは、営業に特化したWeb会議システムです。

営業に特化しているだけあって機能もユニークです。

例えば、男性はイケメンに、女性は美しく見える「ビューティモード」。

新人でも即戦力のように商談できるトークスクリプトを閲覧しながらの商談。

どの資料をどの順番で見せたか、営業の対応をアンケートにより評価してもらう「セールスログ」などです。

セキュリティも万全でURLの共有だけで招待可能です。

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5.sMeeting

sMeetingは、NTTドコモグループが提供する高品質な音声と高いセキュリティ性がウリのWeb会議システムです。

昨今増え続ける在宅勤務のテレワークや経営幹部向けの遠隔地どうしをつなぐ会議を想定されています。

ドコモグループ全体でも導入されていますが、交通費・印刷費・稼働コストなど年間で約70億2,000万円の削減効果があったと公表しています。

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6.mee2box

mee2boxは、営業に特化したWeb会議システムです。

商談中でも資料を切り替えたり、ダウンロードしたり、画面を共有したり、音声を自動で議事録に残してくれダウンロードができたりと、営業に特化した機能が豊富です。

また、導入や運用にあたってコンサルティングをしていただけますので、現場スタッフが活用よう後押ししてくれます。

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7.Fresh Voice

Fresh Voiceは、業界でも低価格な部類のWeb会議システムです。

クラウド型とオンプレミス型の両タイプを提供しているのも特徴です。

モバイルでのWeb会議参加者がいまどこにいるのかを地図で表示する機能もありますので、テレワーク社員の管理にも適しています。

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まとめ

Web会議システムを導入するメリットや選び方、代表的な7つのシステムを比較してきましたがいかがでしたか？

Web会議システム・テレビ会議システムを導入することで、様々なコストの削減につなげることができます。

気になるサービスがあればぜひ一度お問い合わせしてみてください。