タスク管理ツールおすすめ５サービス徹底比較！機能・価格面から選ぶ

「やることと期限を可視化して優先順位を決めたい…」

「チームの誰が何をしているのか可視化したい…」

「ビジネス向けのタスク管理ツールを探している」

あなたは、このような悩みや疑問をお持ちではないでしょうか？

タスク管理ツールを導入することで、業務効率化が期待できます。理由は、タスクに優先順位をつけることができやり残しが無くなったり、チームの誰がどんなタスクをいつまでに残しているのかを可視化することができるためです。

このページでは、タスク管理ツールのメリットや選び方、おすすめツールを５つ比較してご紹介しています。

タスク管理ツールとは？

タスク管理ツールでは、大きく以下のことが可能です。

• タスクの内容と期限、担当者を登録
• 期限にアラートで通知
• 誰がどんなタスクに取り組んでいるのかチームで役割や進捗状況を可視化できる

また、スマホ向けのアプリが提供されているツールもあり、いつでもどこでもタスクを確認することができます。

タスク管理ツールを導入するメリット

タスク管理ツールを導入することであなたのチームは大きく以下３つのメリットがあります。

1. タスク管理/スケジュール管理が直感的にできる
2. 優先順位をつけやすくなる
3. いままでメンバーが個別で管理していたタスクを共有できる

1.タスク管理/スケジュール管理が直感的にできる

タスク管理やスケジュール管理がほとんど手間をかけずにサクサクとできるようになります。

いままでは付箋に書いてパソコン画面の枠やデスクに貼っていた、という人も多いのではないでしょうか。

それが、PCやスマホのアプリで管理できるようになる上にカレンダーとの紐付けやアラート機能もありますので、タスク/スケジュール管理が効率的になります。

2.業務の効率化ができる

タスク管理ツールによって、業務効率化が進みます。

これは全てのタスクの内容と期限、関わるメンバーが１画面で見える化でき、優先順位をつけやすくなるためです。

優先順位をつけるのが苦手でいつもタスクの期限にギリギリという人でも、余裕を持った行動ができるようになるかもしれません。

3.いままでメンバーが個別で管理していたタスクを共有できる

いままでメンバーが個別にタスクを管理し、上司のみがそれを把握していた、という状況は一般的でしょう。

これが関わるチームのメンバー全員に共有し、見える化することで、周囲のメンバーとの接し方が変わってきます。

例えば、「あの人はいま忙しいから仕事をお願いするのはやめておこう」「あの人がいま空いているから仕事を手伝ってもらおう」といった具合です。

また、メンバーのタスクが見える化すればオフィスで顔を合わせる必要性も減りますので、リモートワークのためのツールとしても効果を発揮します。

タスク管理ツールの選び方

タスク管理ツールは以下の2点を基準に選定しましょう。

1. 直感的にタスク登録・編集ができる
2. 機能と価格のバランスが取れている

1.直感的にタスク登録・編集ができる

タスク管理ツールを使うためにタスク(工数)を増やしていては元も子もありません。

タスクを登録したり編集するのにいちいち手間を要するようでは現場のメンバーに使ってもらえません。

マニュアルを読むまでもなく、サクサクと直感的にタスクを登録し編集できるツールを選びましょう。

2.機能と価格のバランスが取れている

欲しい機能が備わっているタスク管理ツールの中でも価格を抑えられたツールを選定しましょう。

機能が多すぎても使い方が分からなかったり、使いこなせなかったりしてメンバーに浸透しません。

はじめは最低限の機能に抑え、価格も抑えられたタスク管理ツールをテスト的に導入してみることをおすすめします。

タスク管理ツールおすすめ５サービス徹底比較

数多くあるタスク管理ツールの中から厳選して５つを選定し、機能面と価格面の比較表を作成しました。ツール選定の際の参考にしてみてください。

1.Trello

Trelloはボードに付箋を貼ってタスクを管理するような形で管理できるツールです。基本的な機能は無料で使用できますが、チームで使う場合には有料プランに課金することでより業務効率化が進むでしょう。

• 登録したタスクごとにメンバーをアサインする
• タスクのコメント機能でコミュニケーションを行う
• 多くのタスクをカレンダー表示に切り替えて優先度を把握する

といった使い方が可能です。

タスク管理ツールといえば、このTrelloをイメージする人が多いほど人気のあるツールです。

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2.todoist

todoistは、iPhoneのデフォルトのリマインダーアプリのようなリスト型のタスク管理ツールです。完全リモートのチームによって開発されました。

torelloには「毎週月曜日」など繰り返しのタスクが登録できなかったり、タスクの進捗状況を表すグラフ機能はありませんでしたが、todoistにはこれらが備わっています。

「宇宙でいちばんかんたんなタスク管理」と、todoistのページにも記載されていますが、シンプルで直感的に使えるタスク管理ツールを求めるチームにおすすめです。

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3.Asana

Asanaは、Trello同様にボードに付箋を貼って進捗により移していくタイプのタスク管理ツールです。Trelloは見た目がポップでカジュアルな印象ですが、Asanaはすっきりとしたデザインになっています。

「マーケティング計画とその役割・進捗把握として」「総務部に対して従業員が導入して欲しいものをリクエストするボードとして」「個人目標の管理と進捗把握として」アイデア次第で、様々な使い方が可能です。

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4.Wrike

Wrikeは、タスクの全体像が一目で把握できるボード型のタスク管理ツールです。中でも、ドキュメントをアップロードしそれをダウンロードすることなくチームメンバーが共同編集することができる機能が便利です。

また、目的に応じて様々なテンプレートがありますので、どのような目的や用途であっても使い勝手を実感できます。

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5.Backlog

Backlogは、「バグ管理システム」「バージョン管理」ができるなどエンジニアのプロダクト開発に特化したタスク管理ツールです。しかし、そこにマーケターやデザイナーも使いやすいようにUIに配慮されています。

「バーンダウンチャート」「Gitネットワーク」「ガントチャート」といった方法でプロジェクトの進捗状況を可視化することができるので、達成率を追いやすくなっています。

Webサービスやアプリを運営する企業や部署で、エンジニアを中心にチーム全員で使えるタスク管理ツールを探している方におすすめです。

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タスク管理ツールのデメリット

タスク管理ツールのデメリットを挙げるとすれば、「ツールにいちいちタスクを登録するのがめんどくさい」等の理由で使いたがらないメンバーが必ず一定数はいます。日報を義務付けても出してくれない社員がいるのと同様です。

また、忙しいことをアピールしたいがために、細かいことまでもタスク登録するメンバーも必ずでてきます。AというタスクをA1とA2に因数分解して登録するといった具合です。他にも外出予定までもタスク管理ツールに登録したり。

これらを防ぐためにも、管理者になるひとはルールを細かく定めておく必要が出てくるでしょう。

そうしないと、実際のタスク量はそんなに変わらないのに、タスク管理ツール上では忙しい人が偏っているように見えてしまいます。

まとめ

タスク管理ツールのメリット/デメリットや選び方、おすすめしたい５つのツールの機能と価格比較をご紹介してきました。

タスク管理ツールを導入することによって、デメリットを差し引いてもメンバーの業務効率化やコミュニケーション活性化が期待できるでしょう。

気になるタスク管理ツールがあったら、ぜひ使ってみてください。