御社では、会社で人の出入りが重なる時期に、人事部などで次のような混乱を見聞きことはありませんか？
- 労務管理手続きに追われて、残業が続いてしまう
- わざわざ役所に出向くのが面倒なうえ、待ち時間がもったいない
このような問題を解決するのがSmartHR（労務管理システム）です。
労務管理システムは他にもありますし、料金やできること（機能）が違います。
正しく理解しておかなければ、御社の問題を解決することはできないでしょう。
今回は、
- 「SmartHR」でできること
- 「SmartHR」を導入することで得られるメリット
について解説します。
読み終える頃には、御社にあう人事労務管理システムの目処がついていることでしょう。
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SmartHRとは？その特徴3つ
では、SmartHRはどんな特徴を持っているのでしょうか？
SmartHRの特徴をみながら、「自社にマッチするかどうか」をイメージしてみてください。
1.オンラインで社員が情報を入力、入社手続きまでできる
SmartHRは、オンラインで社員自らの手により各種情報入力ができるほか、その情報をもとに入社手続き/情報修正までできます。
内定者が決定した時点で、本人のパソコンやスマートフォンにフォームを送り、そこへ雇用に必要な個人情報を入力してもらえますので、間違いを極限まで低くできます。
もちろん、住所や家族構成変更といった情報修正も社員自身でできますので、手間の削減にもメリットがあります。
紙ベース書類での雇用契約書作成にありがちな、「記入もれ/ミスのチェックが面倒」「書類への記載を依頼しているけれど、なかなか手元に戻ってこない」という、人事部/総務部のイライラも大幅に少なくできるでしょう。
2.電子申請対応、移動時間や交通費も不要に
SmartHRは、準備の整った書類を、提出の必要な役所へワンクリックで送信することができます。
e-Gov電子申請に対応していますので、e-Gov申請に対応していない一部の書類を除き、スピーディーに提出できるのも魅力です。
※電子申請には、事前に電子証明書を取得する必要があります
「いちいち役所に出向くのが面倒」「交通費や移動時間、役所での待ち時間がもったいない」と嘆いているスタッフの悩みを、クリック一つで解消してくれるでしょう。
3.オプションやAPI連携で、自社にあった使い方ができる
SmartHRは、人事関係で重要な雇用契約/個人に付随する人事データ分析といったオプションがあります。
また、多くの企業で使われている勤怠管理/給与会計ソフト/チャットサービスなどとAPI連携ができます。
例を挙げれば、ジョブカン勤怠管理、勤革時、マネーフォワードクラウド給与、人事労務freee、Slack、Chatworkなどです。
「労務管理システムを導入したいけど、既に導入している勤怠管理システム・給与計算サービスとデータ連携できればもっといいのに」「社内で利用しているツールと併用して、部署内でもれなくデータ共有したい」という希望に応えてくれるのが、SmartHRです。
そもそも、労務管理システムってどんなサービス？
労務管理システムとは、文字通り「労務」に関する情報を管理してくれるものです。
人材一人ひとりの個人情報/家族構成といった情報は、税金や社会保険に直結する大事なデータです。
労務管理システムは、各種書類作成に役立ってくれるうえ、システムによってはオンラインで書類の提出まで可能です。
労務管理システム比較表や、労務管理システムについてより詳しい説明は以下記事もご覧ください。
企業で人事に関わるあなたは以下のような課題や悩みをお持ちではないでしょうか？「従業員情報の管理や、入社・退社の手続きが大変だ」「社会保険、労働保険、年末調整などの手続きを効率化したい」このような時に役立つのが、労務管[…]
SmartHRの料金プラン
本来なら、ここでSmartHRの料金プランをご紹介したいところですが、残念なことに公式サイトでは公開されていません。
ですが、プランごとに利用できる機能は公表されていますので、ここにまとめておきます。
【スモールプラン】
人事情報管理 / 自動書類作成 / 電子申請 / ペーパーレス年末調整 / マイナンバー管理 / Web給与明細 / サポート（チャット）
【スタンダードプラン】
人事情報管理 / 自動書類作成 / 電子申請 / ペーパーレス年末調整 / マイナンバー管理 / Web給与明細 / 履歴登録と編集 / 申請・承認 / 社員名簿（カスタム） / 多言語対応 / サポート（チャット）
【プロフェッショナルプラン】
人事情報管理 / 自動書類作成 / 電子申請 / ペーパーレス年末調整 / マイナンバー管理 / Web給与明細 / 履歴登録と編集 / 申請・承認 / 社員名簿（カスタム） / 多言語対応 / SSO・SAML認証 / サポート（チャット・専任者）
従業員の目安は、スモールプランで50人以下、スタンダードプランで51人以上となっています。
プランを上げるによって、できることが増えます。
料金の問い合わせをしたうえで、「人数は50人以下でも多機能な方がいい」と判断すれば、スタンダードプランを選択してもよいでしょう。
いずれにしても、「人材の管理と書類整理」にまつわる重責・入退社が多くなる時期にかかるストレスに悩んでいるのであれば、SmartHRを選択肢に入れるメリットは大きいでしょう。
SmartHRの使い方
では、SmartHRの使い方をご説明しましょう。
いくつかの利用方法がありますが、基本的な利用方法をステップを追って解説します。
- 従業員プロフィールページを作る（メールアドレスとパスワード設定）
- 新しく入社する社員に、プロフィールページの各フォームを埋めるようメールで依頼する
- 社員は、要請に応えて必要な情報を入力する
- 人事部/総務部など、労務を司る部署のスタッフが内容を確認する
- 内容に問題がなければ、各種保険資格取得書類/扶養控除等申告書などをSmartHR上で作成
- 給与情報など、会社側が入力する欄を埋める
- e-Gov APIを介して、各役所に書類提出
SmartHRで、社員が入社したときに行う作業は上の通りです。
結婚や引っ越し、扶養追加といった情報変更をするときは、社員から情報変更を申請、プロフィールページの書き換えを承認すれば、本人が自分で書き換えすることができます。
また、事前に用意した給与/賞与CSVデータをSmartHRに取り込めば、明細書を個々人に配布することも可能です。
SmartHRのメリット
SmartHRを導入するメリットは、「入社から退職（休職から復帰）に至るまでの労務各種処理を一元的に、ペーパーレス・オンラインで行えること」です。
さらにいえば、オプションではありますが、社員平均年齢や男女比、勤続年数といった人事にまつわる統計・分析ができるレポート機能を備えていることです。
SmartHRはToDoテンプレートを備えています。
社員一人ひとりの入社時/退職時に必要な事柄（メールアドレス貸与/備品の準備・回収/各種書類のモレ防止）を、細かくチェックしつつ業務を遂行できます。
また、スタンダードプランでは、英語・中国語・ベトナム語・韓国語表記に対応していますので、既に外国人社員/アルバイトを受け入れている、もしくは今後外国人従業員が増えると考えられる介護業界では重宝するでしょう。
SmartHRのデメリット
SmartHRのデメリットは、資料請求をしないと「導入費用・月額費用がわからないこと」でしょう。
公式サイトでは、「できること」はわかるのですが、費用面については要問合せとなっています。
ですが、15日間はスモールプランを無料でトライアルできますし、チャットでのサポートを受けることができます。
実際のデータを使って15日間の試用を終え、「使えそうだな」と思えれば、そのデータをそのまま引き継いで契約し、使い続けることができます。
もちろん、提示される費用とのバランスを見なければなりませんが、トライアル期間があり実体験を重ねて判断できることを考えれば、さほど大きなデメリットではないでしょう。
SmartHRの運営会社概要
では、SmartHRを提供している企業の情報についてもご説明します。
- 会社名：株式会社SmartHR
- 代表者名：宮田昇始
- 資本金：76億7354万円（資本準備金含む）
- 従業員規模：不明
- 所在地：東京都港区六本木3-2-1 住友不動産六本木グランドタワー 39F
- 設立年月日：2013年1月23日
株式会社SmartHRは、設立が2013年と比較的若い企業です。
ですが、2019年に、SmartHRは労務管理クラウドサービスの出荷金額ではシェア30.6％、出荷社数でもシェア35.8％と、高いシェア率を誇っています。
また、2016年には、グッドデザイン賞を受賞しています。
選出にあたった審査委員は、SmartHRを次のように評価しています。
スタッフの入社・退社が多いスタートアップやベンチャーへの導入が増えている、労務のクラウド型サービス。専門の社員ではなくても分かりやすいシンプルな操作性が評価された。特に労務的な相談もチャットからできるようになっていたり、ISMS を取得しセキュリティを強化するなど、専門知識を持たない人でも安心して使えるよう配慮されている。今後は勤怠管理システムとの連携や、顧問労務士がいる場合のコミュニケーションをより円滑にしていくような機能や方向性への発展が期待される。
確かに、下記でご紹介する導入事例には、多くの人が知る大企業が名を連ねていますが、上の評価は、SmartHRの対応力を端的に示しているといえるでしょう。
SmartHRの導入事例
ここで、気になるSmartHR導入企業をみていきましょう。
御社と似た業種・業態の企業はあるでしょうか。
- 合同会社DMM.com
- 株式会社メルカリ
- アクトダイニング株式会社
- ラクスル株式会社
- 加和太建設株式会社
ほんの一部の導入企業をピックアップしましたが、どの企業も「チャットで疑問解消までが早い」「本部（本社）と店舗（支店/支社）との間の情報の乖離がなくなった」ことを、SmartHR導入のメリットに挙げています。
SmartHRの評判
では、実際にSmartHRを導入した企業や、SmartHRに触れる人たちはどのように感じているのでしょう。
拠点が東京・金沢にあり、これまでは労務に関する書類を郵送していた。
手間や時間がかかり、社員に保険証を配布し終えるのが遅くなることもよくあった。
また、入退社時にデータを検索できるので、これまでのように棚から書類を探し出すという無駄な時間も削減。
UIもわかりやすいうえ、それでも不明なことがあればすぐにチャットで解決できる。
あらゆる面で煩雑さが解消され、手続き業務がこれまでの3分の1になったと体感している。
当社が使ってるSaaS。経営はこれで必要十分
・freee 会計人事
・King of Time 勤怠
・SmartHR 労務
・kintone 何でも
・Asana プロジェクト管理
・NINJA SIGN 契約
・G suite グループウェア
・Office 365 Office開く用
・Drop box ストレージ
・Slack 社内chat
・chatwork 社外chat
・zoom WEB会議
明日から遅ればせながらリモートワークができるようになった
色々準備に時間がかかってしまった、ノートPCやスマホの手配に手間取った
昨年から、人事系システムのクラウド化（SmartHRなど)
slackの導入など進めてなかったらかなり厳しい状況だったな
普段から有事のことを考えることの重要性痛感
SmartHRについて、おさらい
SmartHRは、労務業務の基本である入退社手続きだけでなく、雇用契約やe-Gov電子申請までカバーしていますので、ほとんどのことがオンラインで完結します。
上の導入事例のように、労務に関する業務が3分の1になるとしたら、御社ではどのくらいの業務効率化につながるでしょうか。
利用に必要な費用は公開されてはいませんが、労務を司る部署の労力や時短を目指すなら、ぜひSmartHRも検討材料に入れてください。
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