御社では、名刺管理を従業員一人ひとりに任せてはいないでしょうか？
そのことから、次のような疑問を抱いていませんか？
- 従業員個々人に管理させることはセキュリティ面で問題はないのか？
- 社内で名刺情報を共有したいけれど、社内サーバーにデータを置くリスクはないか？
もしもそのような疑問・課題を持っているのなら、法人向け名刺管理ソフトの導入を検討するタイミングかもしれません。
今回は、法人向け名刺管理ソフトであるナレッジスイート「GRIDY 名刺CRM」についてご紹介します。
- ナレッジスイート「GRIDY 名刺CRM」の特徴/導入費用
- ナレッジスイート「GRIDY 名刺CRM」の課題解決例
もしもGRIDY 名刺CRMがどのようなものかわかれば、ビジネスの基本である名刺交換から情報蓄積までがどう変化するかわかるでしょう。
詳しくご説明しますので、ぜひ時間を割いて最後までお読みください。
ナレッジスイート「GRIDY 名刺CRM」とは？その特徴3つ
では、まずここでGRIDY 名刺CRMの特徴をご説明します。
法人向け名刺管理ソフトの導入に向けていくつか検討する前に、それぞれの特徴を知っておくと絞り込みが容易ですね。
まず、大前提ではありますが、「GRIDY 名刺CRM」はクラウド型グループウェア「Knowledge Suite(ナレッジスイート)」の一機能として存在しています。
グループウェアといっても、月額料金はさほど高価ではありませんので驚かないでください。
まずはGRIDY 名刺CRMの特徴をピックアップしていきます。
1.OCR＋辞書データ＋オペレーターによる修正でエラーがほぼゼロ
GRIDY 名刺CRMは、スキャナー/専用スマートフォンアプリで取り込んだOCRデータと名刺辞書データとを突き合わせます。
それでもうまく取り込めない事象が出るときは、オペレーターにより修正されますので、「エラーはほぼゼロ」といえます。
辞書データを反映させた名刺情報は、同じGRIDYシリーズの「GRIDY SFA」に取り込まれ、「Knowledge Suite(ナレッジスイート)」とも連携されますので、様々な切り口で活用できます。
その入り口となる名刺情報が限りなく正確であることは、大きな安心材料では安心ではないでしょうか。
これまで「名刺データをエクセルで管理していたものの、忙しさで情報追加/更新が遅れていた」「名刺現物紛失予防のため画像で保存していたが、使えないデータとなっていた」という営業担当者や営業サポートスタッフにとって、GRIDY 名刺CRMはとても便利なはずです。
2.日本語だけでなく、英語・中国語にも対応
GRIDY 名刺CRMは、日本語・英語・中国語に対応していますので、これからより加速するはずの国際化についていくことも難しくありません。
特に、イベント会場での商談機会を設けている、展示会に出展することも多いという企業にとって、名刺情報の管理は難しく感じることもあるでしょう。
もし御社内で、「海外の人と接触する機会が増えた結果、名刺データの管理が難しくなった」「せっかくの名刺情報をスムーズに営業活動につなげられない」という悩みがあるのなら、GRIDY 名刺CRMの導入を検討してもよいかもしれません。
なお、GRIDY 名刺CRMを利用できるKnowledge Suite(ナレッジスイート)のプランでは、同時にGRIDY リードフォーム（Webフォーム作成/データ管理）やGRIDY メールビーコン（One to Oneメール送信）も使えますので、来場者（名刺交換した人）へ気軽にアンケート回答依頼もできます。
3.クラウド型でセキュリティ性の高い名刺情報管理ができる
GRIDY 名刺CRMは、情報漏洩リスクにも対処できるクラウド型サービスです。
GRIDY 名刺CRMは、国内でも大手のデータセンターで管理されています。
また、名刺情報読み取りがうまくいかなかったデータに関しては、エラーを示す文字だけがオペレーターに送られ修正されます。
名刺全体の画像が送られることはありませんので、オペレーターからの情報漏洩もなしです。
今や、個人情報の保護は当たり前となったものの、「ヒューマンエラーによる情報漏洩が怖い」「社内サーバーが攻撃されてしまったらと考えると不安」という企業にとって、GRIDY 名刺CRMのようなクラウド型サービスは安心材料のひとつとなります。
そもそも、法人向け名刺管理ソフトってどんなサービス？
法人向け名刺管理ソフトとは、文字通り法人用に設計された名刺情報管理用の仕組みです。
つまり、単なる名刺データベースではなく、営業部やサポート部門、総務部など、顧客に関係する実務を担う部門にとって使いやすい機能を備えています。
法人向け名刺管理ソフト比較、各社の機能面などの違いについては以下記事もご覧ください。
名刺管理を営業担当者の個々の判断に任せている 名刺管理を一元化したい オンライン名刺交換ができる名刺管理ソフトが知りたいこのように考えていませんか？大量の名刺が活用の機会がないまま営業担当者のデスクに仕舞[…]
ナレッジスイート「GRIDY 名刺CRM」の料金プラン
では、GRIDY 名刺CRMの利用料金をご紹介します。
先に少しご説明したとおり、クラウド型グループウェア「Knowledge Suite(ナレッジスイート)」の一機能です。
GRIDY 名刺CRMを利用できるプランとその機能をご説明します。
SFAスタンダード/月額50,000円
※1社あたり。ユーザー数問わず
機能
GRIDY グループウェア（スケジュール管理/メンバー・グループ一覧/ログ管理機能付き情報共有/議事録・レポート・トピック共有/社内メッセージ/備品管理/ワークフロー/アドレス帳/スケジュール・ToDoアラート） / GRIDY リードフォーム（Webフォーム作成・問い合わせ内容を顧客データベースに取り込み） / GRIDY CENTER（問い合わせ内容に対しどう対応したのかをツリー形式で表示 / GRIDY 名刺CRM（1カ月500枚まで/超過分1枚ごとに40円） / GRIDY メールビーコン（配信メールに張り付けたURLクリック数のカウント/クリックした顧客のリスト化/アクセス回数の表示・1カ月5,000メールアドレスまで） / スマートフォンアプリ「GRIDY Smart Phone（Knowledge Suite用）」「24/365（GRIDY 名刺CRM用）」 / クラウドストレージ容量5GB
SFAプロフェッショナル/月額80,000
※1社あたり。ユーザー数問わず
機能
SFAプロフェッショナルは、上のSFAスタンダードの機能に加え、次のような点で有利です。
GRIDY 名刺CRM（1カ月1,000枚まで/超過分1枚ごとに40円） / GRIDY メールビーコン（配信メールに張り付けたURLクリック数のカウント/クリックした顧客のリスト化/アクセス回数の表示・1カ月15,000メールアドレスまで） / クラウドストレージ容量50GB
※GRIDY 名刺CRMは利用初月1,800枚まで利用可能
オプション
Knowledge Suite API/月額35,000円
Knowledge Suite(ナレッジスイート)から他の顧客情報・商談情報管理システムと連携 / 他のシステムからKnowledge Suiteにデータ取り込み
GRIDY Security/月額3,000円
IPアドレス接続制限 / シングルサインオン認証
GRIDY 名刺CRMを含むKnowledge Suite(ナレッジスイート)には、他にも魅力的なオプションがあります。
無料トライアルの申し込みもできますので、まずは資料請求をして、お試し利用してみてはいかがでしょうか。
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ナレッジスイート「GRIDY 名刺CRM」の使い方
では、ここからはGRIDY 名刺CRMの具体的な使い方をご説明しましょう。
- 専用アプリケーションをインストールしたPC＋スキャナー、もしくは専用スマートフォンアプリ「24/365」の準備
- スキャナーもしくはスマートフォンアプリで名刺をスキャン（撮影）
- インターネット経由でデータをGRIDY 名刺CRMに取り込む
- 即座にGRIDY SFAのデータベースに格納
もしも認識されない文字（エラー）が発生した場合、GRIDY 名刺CRMのオペレーターがその文字だけを見て修正してくれます。
名刺情報すべてが渡るわけではありませんので、セキュリティ面でも心配ありません。
また、取り込んだ名刺情報には、メモ欄がありますので、名刺を交わした日付やそのときの感触など営業に役立つメモを残しておけます。
基本サービスとオプションの組み合わせ次第でできることも違ってきますので、もしも「我が社ではどう使いたいのか、どう使うべきなのか」を知りたい場合、資料請求してみることをおすすめします。
ナレッジスイート「GRIDY 名刺CRM」のメリット
GRIDY 名刺CRMを導入するメリットは、比較的安価なグループウェアに組み込まれていること、結果的に単なる名刺管理ソフトではなく組織内情報共有や営業支援ツールとして使えることです。
さらにいえば、強固なデータセンターで運用されるサービスですので、社内での名刺情報管理よりも優れ、何らかの問題で情報を一気に失ってしまうリスクを限りなく低く抑えられることも大きなメリットです。
ナレッジスイート「GRIDY 名刺CRM」のデメリット
GRIDY 名刺CRMを導入するデメリットは、現在特にありません。
強いて挙げるとすれば、GRIDY 名刺CRM単独での利用申し込みができないことだけです。
単に名刺管理ソフトを探しているという場合、「ムダなものが付いてくる」という印象がぬぐえないでしょう。
ですが、単純に名刺データを手元に置きたいのであれば、エクセルで管理するのとほとんど変わらないはずです。
営業部門に便利に使える仕組み、もしくは顧客管理が必要なサポートや請求業務を担う部門にとって有利な仕組みが整っていなければなりませんので、Knowledge Suite(ナレッジスイート)全体を検討しても問題はないでしょう。
ナレッジスイート「GRIDY 名刺CRM」の運営会社概要
ここでは、GRIDY 名刺CRMを提供している企業の情報を取り扱います。
さて、どのような企業なのでしょうか。
- 会社名：ナレッジスイート株式会社
- 代表者名：稲葉雄一
- 資本金：6億8,071万6,800円
- 従業員規模：156人（連結）
- 所在地：東京都港区虎ノ門三丁目18番19号 UD神谷町ビル 7階
- 設立年月日：2006年10月23日
2006年の設立以来、ナレッジスイート株式会社は法人向けクラウドサービス提供に取り組んできました。
同社は2008年、ISO27001認証を取得しています。
ISO27001とは、情報セキュリティマネジメントシステムに関する国際規格で、機密性・安全性に関する要求事項を満たさなければなりません。
今回ご紹介したKnowledge Suite（GRIDYシリーズ含む）は、2010年グッドデザイン賞だけでなく、東京都ベンチャー技術大賞優秀賞に輝きました。
また、2012年には、Knowledge SuiteがASP・SaaS・クラウドアワード2012の「会長特別賞」も獲得しています。
設立からこちら、多くの面で注目されている同社は、Knowledge Suiteが既にテレワークにもマッチしていることを強く打ち出しています。
ナレッジスイート「GRIDY 名刺CRM」の導入事例
では、ここでGRIDY 名刺CRM(ナレッジスイート)を導入している企業の事例をご紹介します。
同じような課題を持っていたと想定される企業がみつかれば、御社でもGRIDY 名刺CRMの導入を検討すべきかもしれません。
- 独立行政法人国立病院機構 四国がんセンター
- フットマーク株式会社
- 株式会社ネットアシスト
- 東京ヴェルディ株式会社
- 社会福祉法人かたるべ会
- 株式会社リードヘルスケア
一部の導入事例ではありますが、いずれも社員規模は様々でも「24時間対応が求められている」「多拠点運営」「働き方が多様」「グループ会社との情報共有が必要」といった特徴があります。
もちろん、社内で情報共有すべき情報には、名刺情報も含まれます。
当然のことながら、その中でも「顧客」「取引先」の情報も重要でしょう。
中には、「名刺管理ソフトを探していたところ、GRIDY 名刺CRMを内包するKnowledge Suiteが魅力的だった」という企業もあるはずです。
ナレッジスイート「GRIDY 名刺CRM」の評判
ここでは、GRIDY 名刺CRMについての評判を取り上げます。
実際に導入した企業や、利用中のユーザーの声に耳を傾けてみましょう。
これまで名刺情報を含むリード管理はExcelで行っていた。
セミナーや展示会、自社で行うデモンストレーションを見に来てくれた見込み客の情報をうまく活用できていないと考え、名刺情報をしっかり管理できるものを探していたところ、名刺管理ソフトを含むKnowledge Suiteに行きついた。
また、長期取引のある顧客情報に関しても、慎重に、かつ確実に担当者間で引継ぎを行う必要があり、その課題を解決する方法を探してもいた。
既に他のグループウェアは導入していたものの、営業に関する情報はExcelやメールといった従来の方法で管理していた。
営業関係情報の社内共有が課題だったため、営業支援システムを検討したところ、Knowledge Suiteがマッチしていると判断、導入していたグループウェアから乗り換えた。
これによって、営業情報が技術部門など全社的に見えることとなり、顧客満足度も上がっていくと信じている。（要約）
https://ksj.co.jp/knowledgesuite/case/case-netassist.html
ナレッジスイート「GRIDY 名刺CRM」について、おさらい
GRIDY 名刺CRMは、Knowledge Suite(ナレッジスイート)に内包される名刺管理ソフトです。
単に名刺情報の管理だけでなく、営業にまつわること、または特定の部署/社内で必要な多くの情報をまとめ、情報共有をスムーズにしてくれます。
これはGRIDY 名刺CRMがグループウェアの一機能であるからです。
導入企業の事例を見ると、それまで他のグループウェアを使っていたにもかかわらず、多くの側面から検討しGRIDY 名刺CRM(ナレッジスイート)に乗り換えたという声もありました。
もしも御社が「単に名刺情報を管理すること」以上のことを目指しているなら、GRIDY 名刺CRMも検討材料に入れるべきかもしれません。
ぜひ、資料請求をして「どんな課題が解決できそうか」「自社にマッチした運用方法は何か」を考えてみることをおすすめします。
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