御社では、積極的な名刺情報の活用をしたいと考えてはいませんか？
実際エクセルなどでの管理をしていて、大変な思いをしながら、次のような課題に直面してはいないでしょうか？
- 名刺情報の更新が追い付かない
- 名刺情報を共有したいが、セキュリティ面で不安がある
もし、名刺情報共有で悩みを抱えているのなら、名刺管理ソフト「ホットプロファイル」が役立ってくれるかもしれません。
今回は、
- ホットプロファイルの特徴
- ホットプロファイルの費用、具体的な活用法
についてご説明しましょう。
名刺交換という文化を尊重しつつビジネス加速に役立つ仕組みなら、積極的に取り入れたいと思われませんか？
さっと読めるようまとめましたので、ぜひ最後までご覧ください。
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ホットプロファイルとは？その特徴3つ
では、まずホットプロファイルがどのような特徴を備えているのかをご説明します。
ホットプロファイルでできることがわかれば、他の名刺管理ソフトとの比較がしやすくなるでしょう。
1.名刺をスキャンするだけ、誤認識少なく営業に役立つ他のデータも付随
ホットプロファイルは、名刺をスキャンもしくは撮影し送信するだけでオペレーターの手によりテキスト化されます。
人の目による確認で、誤認識の少ないデータ化が可能なのがホットプロファイルの特徴です。
オペレーターによる入力の際、ホットプロファイルの持つ企業データベースにある業種・業種詳細・従業員数・上場区分・資本金といった企業属性情報もつけてくれます。
「単なる名刺データだけでは不足」「せっかくならすぐに営業や顧客サポートにつながるデータにしたい」と考えている企業にとって、手間暇がかからず必要な情報を得られるホットプロファイルは魅力的でしょう。
2.営業先リストをいくつもの切り口から提示してくれる
ホットプロファイルは、名刺情報にいくつもの情報を加えることができますので、条件に応じた営業リストを作成可能です。
たとえば
- 過去〇日以内に自社他商品（今おすすめしたいもの以外）を購入してくれた
- 過去に営業をかけたものの受注には至らなかった
- 特定の業種/部門
といった具合に、名刺情報や追加情報を切り出せます。
また、これに加え地図情報機能と連携させると訪問ルートを組み立てることができます。
「少しでも可能性の高い営業リストを作りたい」「効率よいあいさつ回りをしたい」など、営業サポートスタッフの手間暇に困っている場合、または転勤直後の営業スタッフにとって、ホットプロファイルは役に立ってくれるはずです。
3.メール配信やWebトラッキングで関心ある人物を特定
ホットプロファイルには、メール配信への反応がどうか、どのWebページに多くのアクセスがあったかを確認する機能があります。
この機能を利用すれば、だれが、何を知りたがっているのかが判断できるのです。
ホットプロファイルのトラッキング機能は、顧客ないしは見込み客のだれがメールを開封し、メール内URLからWebサイト内をどう回遊したのかを追ってくれます。
また、メール配信から時間が経過してもWebサイトへアクセスする人もいるでしょう。
そのようなアクセス履歴をモレなくキャッチすることで、「今最も営業をかけるべき人」「どの商品（サービス）を提案すべきか」が理解できます。
「顧客のニーズを素早くキャッチしたい」「関心が最も高い見込み客に営業/提案をしたい」というのは営業スタッフの切なる願いですが、この課題を解決してくれるのはホットプロファイルかもしれません。
そもそも、法人向け名刺管理ソフトってどんなサービス？
法人向け名刺管理ソフトは、名刺に印字された名前や肩書、会社名、メールアドレスなど、記載されている情報を取り込み管理するためのものです。
名刺に記載されている情報は、とあるタイミングで突然変わってしまうものです。
たとえば昇進や転勤、異動といった具合です。
名刺情報の陳腐化を予防するため、全社的に、または営業部などチームで運用しデータ更新する法人向け名刺管理ソフトの導入は検討に値するでしょう。
特に近年は、リモートワークの普及から、オンライン名刺交換をするよう国も推奨しています。
法人向け名刺管理ソフト比較、各社の違いや選び方については以下記事もご覧ください。
名刺管理を営業担当者の個々の判断に任せている 名刺管理を一元化したい オンライン名刺交換ができる名刺管理ソフトが知りたいこのように考えていませんか？大量の名刺が活用の機会がないまま営業担当者のデスクに仕舞[…]
ホットプロファイルはオンライン名刺交換が可能
2020年現在、国が推奨しているオンライン名刺交換ですが、ホットプロファイルも6月下旬に対応する予定です。
プラン名は「ホットプロファイルリーチ」ですが、オンライン名刺交換・オンライン商談・議事録作成・ファイルや画面の共有が可能です。
ホットプロファイルの料金プラン
ここでは、ホットプロファイルの料金についてご紹介したいと思います。
多くの企業で使いやすい代表的なプランとオプションについてご説明します。
名刺管理（基本プラン）/1ユーザー当たり月額3,000円
※初期費用無料
【機能】
名刺管理・DB自動作成（スキャナーによるスキャン/スマートフォンアプリによるスキャン/ホットプロファイルオペレーターによる入力/企業属性情報付与/顧客情報へのメモ・タグ付け機能/メールアドレスクリックでメーラー立ち上げ/スマートフォンアプリの名刺情報にタップして電話や地図ルート確認/GPSでチェックイン・営業活動報告/顧客個人に向けたようなメール作成・URL貼付/人事異動ニュース配信）
名刺管理（基本プラン）＋営業支援パックSFA/1ユーザーあたり月額5,000円
【機能】
上記「名刺管理（基本プラン）」に加え、次の機能が加わります。
【営業支援機能SFA】
営業支援ツール（ターゲットリスト作成/対応状況/顧客リストマッピング/商談情報入力/レポート用Excelファイル帳票テンプレート出力） / リスト抽出（各種条件を設定しリスト作成/営業活動ステータス切り替え/営業プロセスの定義設定と案件管理/商談局面変化アラート設定と受信/ペンディング要因のメモ） / SFAカスタマイズ（商談ステージとプロセス設定） / グラフとレポート（営業活動量/商談管理/Excelで自社独自形式に出力） / 営業フォロー・タスク管理（メール後の顧客の動きを察知/ホットリードピックアップ/営業活動タスク登録とアクション情報登録）
オプション：アカウントセールス/1社当たり月額35,000円
上記「名刺管理（基本プラン）」「営業支援パックSFA」に加え、次の機能が加わります。
【機能】
ニーズ企業の掘り起こし（Webサイトへの訪問を察知、既に保有している名刺データがあればそれに紐づけ/どのページにアクセスしたかの判別（関心ある商品やサービスの理解）/名刺データがあれば自社内のだれがその企業のだれとコンタクトを取ったのかの判別）
ホットプロファイルには、他にも魅力的なオプションがあります。
たとえば、
- オンライン商談（2020年6月下旬リリース予定・オンライン名刺交換機能あり）
- インサイドセールス
- チャット
- マーケティング施策
といったものです。
また、ホットプロファイルは他のシステムと連携するためのAPIをオープン化しています。
既に導入しているシステムやサービスと連携できることがわかれば、名刺管理（基本プラン）の導入だけで済むかもしれません。
対応しているシステムの例
- Garoon
- kintone
- サイボウズOffice10
- Microsoft Dynamics CRM
- Power BI
- chatwork
- RODEM
- Office 365
御社の必要に応じて組み合わせることが可能です。
また、営業部門をサポートするツールやシステムをまだ導入していないのなら、ホットプロファイルの名刺管理や営業支援、他のオプションでほとんどのことができます。
ご興味があれば資料請求をしてみてはいかがでしょうか。
なお、ホットプロファイルは30日間の「名刺管理」「営業支援（SFA）」「マーケティング施策」トライアルも提供しています（デモデータでのWebアプリ利用）。
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ホットプロファイルの使い方
ホットプロファイルの名刺管理（基本プラン）のベーシックな使い方についてご説明します。
- スキャナーやスマートフォンアプリで名刺を撮影
- データを送信、ホットプロファイルオペレーターが名刺情報をデータ化
- PCやスマートフォンアプリで名刺情報をチェック
- 可視化された人脈や地図連携を営業活動に役立てる
- リアルタイム報告機能で営業報告をする
- 上席や管理者は、送られてきた報告を確認、必要に応じて指示を出す
ホットプロファイルの基本的な使い方はたったこれだけです。
あとは追加プランやオプションで用途の幅が広がっていきます。
資料請求をして、オプションの組み合わせでどのようなことができるのか、御社でどのように活用できるのかをさらに探ってみることをおすすめします。
ホットプロファイルのメリット
ホットプロファイルの大きなメリットは、単なる名刺情報管理にとどまらず、営業支援にまつわる機能が多いことでしょう。
もちろん、積極的に営業支援ツールとして利用したい場合、各種オプションを追加しなければなりません。
ですが、まずは名刺管理（基本機能）から利用を開始し、少しずつオプションを追加していくこともできますので「とりあえず法人向け名刺管理ソフトを使ってみたい」という企業にはうってつけです。
当然のことながら、セキュリティ面でも安心で、経済産業省の定める「クラウドセキュリティガイドライン」に準拠した体制・対策でサービス提供をしています。
顧客データを保護するため、より強固なセキュリティを求める企業にとって、ホットプロファイルは大きなメリットがあるでしょう。
ホットプロファイルのデメリット
ホットプロファイルの導入に伴うデメリットは、目立ったものはありません。
現在、API対応しているソフト/システムも多いですし、現在使っている他のツールとの連携もさほど難しくないでしょう。
これから各種ツールを導入したいという企業にとっても、「ホットプロファイルありき」で検討しても大きな問題はないはずです。
ホットプロファイルの運営会社概要
ここでは、ホットプロファイルを提供している企業の情報をご説明します。
- 会社名：株式会社ハンモック
- 代表者名：若山正美
- 資本金：2,000万円
- 従業員規模：253人
- 所在地：東京都新宿区大久保1-3-21 新宿TXビル3F
- 設立年月日：平成6年4月1日
株式会社ハンモックは、ウイルス対策やデータ流出対策の「AssetView（アセットビュー）」や、OCRソフト・FAX受注といった「DEFACT（デファクト）」、名刺管理「ホットプロファイル」など、企業を裏から支えるサービスを提供しています。
創業当時から一貫してバックオフィスを効率化する事業に注力していて、「新しい技術を追求し、なくてはならないリーディングカンパニーとなること」を企業理念としてきました。
その証として、文部科学省の推し進める「GIGAスクール構想」に対応したAssetView提供、急速にテレワークが拡大した2020年には「AssetViewテレワークパック for クラウド」を提供開始するなど、スピード感ある動きが特徴です。
ホットプロファイルの導入事例
では、ホットプロファイルの導入事例にも目を向けてみましょう。
御社と同じ課題が想定される企業があれば、ホットプロファイルの導入を検討すべきか見分けがつくはずです。
- 佐川急便株式会社
- 大成有楽不動産株式会社
- 横浜銀行
- カシオ計算機株式会社
- 三菱商事建材株式会社
導入事例としては一部の企業だけですが、いずれも「企業規模が大きい」「取引先も多い」という特徴が見て取れます。
そして、自社内での名刺管理業務が膨大、加えて取引先企業属性情報（特に企業ニュース）を常にウォッチしておかなければならないという面もあります。
もしもこのような状況で、名刺管理ができると同時に営業支援ツールとしても強力なものを選ぼうとしたとき、ホットプロファイルにたどり着くべくしてたどり着いた、と考えられます。
なお、2020年現在、ホットプロファイルは1,500以上の企業で導入・活用されています。
ホットプロファイルの評判
ここでは、ホットプロファイルを実際に活用している企業が得たメリットなどの評判についてピックアップしていきます。
顧客情報が70,000を超えるあたりで、他の名刺管理ソフトでの情報管理に限界を感じていた。
ホットプロファイルでは、メール配信からWebアクセスを解析できる。また、商談内容やリード管理ができる。
このふたつの面で、闇雲な営業活動を回避し、より確率の高い見込み客にアプローチができるようになった。
金融機関独特の文化である、「フェイス・トゥ・フェイス」を充実するため、効率化すべきところは効率化すべきと考えてホットプロファイルを導入した。
また、異動が多い、営業という仕事の属人化という問題もあった。この点、ホットプロファイルは人脈が可視化でき、本店と支店間でも情報共有ができる。
意外なつながりで営業活動がうまくいくことも少なくない業種であることを考えても、ホットプロファイル導入はよかったと思う。また、法人の企業情報を追う手間も大きく削減され、見落としがなくなった。
もちろん、セキュリティ面の強固さも決め手となった。
ホットプロファイルについて、おさらい
ホットプロファイルは、基本機能に必要なオプションを追加することで、営業活動サポートツールとしてとても有益なものとなります。
もちろん、ベースとなる名刺管理機能だけでも営業活動を支えるバックオフィス業務はかなりラクになります。
企業情報も定期的に送られてくるのも、営業部門としては大きな安心感を持てるでしょう。
ホットプロファイルでできることは、オプションによって大きく違ってきます。
もしも興味があるのなら、ぜひ資料請求をし、「どう組み立てれば課題解消ができるか」「より強い営業組織を作るためにはどのオプションが有効か」を検討してみてください。
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