名刺管理ソフト

法人向け名刺管理ソフトおすすめ厳選3サービスを徹底比較!メリットと選び方は?

名刺管理を営業担当者の個々の判断に任せている

名刺管理を一元化したい

おすすめの名刺管理ソフトは?

このように考えていませんか?

大量の名刺が活用の機会がないまま営業担当者のデスクに仕舞われている。という企業は多いでしょう。

そして、営業担当者が退職する場合にはシュレッダーにかけるように指示していたり、あるいは特に指示はない、という企業もあるのではないでしょうか。

ぜひ、このような企業にこそ名刺管理ソフトをおすすめします。

このページでは、名刺管理ソフトのメリットや選び方、おすすめの名刺管理ソフトを3サービスに絞ってご紹介しています

名刺管理ソフトとは?

名刺管理ソフトとは、名刺をスキャンすることで名刺に記載されている「会社名や部署名」「担当者名」「役職」「メールアドレス」といった情報が自動的にデータ化され、それらを一元管理することのできるものです

名刺管理ソフトによっては、「メッセージ機能」「その企業に関するニュースを自動で表示する機能」「SFA/MA/CRMといった親和性のある外部ツール連携」が可能です。

いままで、営業担当者それぞれのデスクやファイルに活用されないまま眠っていたデータが、企業の貴重な資産になります。

では、メリットをみていきましょう。

名刺管理ソフトのメリット

  1. 情報漏洩への対策
  2. 営業活動が効率的になる
  3. 営業の属人化の解消

1.情報漏洩への対策

名刺管理ソフトを導入することで情報漏洩の対策になります。

例えば営業担当者が退職する際に名刺を持ち出してしまうこと、外出の際に持ち歩いて紛失してしまうことを考えると、従来の名刺管理方法には情報漏洩のリスクがありました

これを、スキャンし企業としての資産に変えることで、こういったリスクが無くなります。

2.営業活動が効率的になる

名刺管理ソフトを導入すると営業効率が良くなります。

社内の誰が、どこの会社の誰と繋がっているのかを全て可視化することができるためです

もし営業したい会社のキーマンと、社内のメンバーが繋がっている場合、紹介をお願いすることが可能です。

また、外出先からもスマホで手軽に名刺データにアクセスすることができます

これにより、外回りのついでに近辺の取引先を検索し挨拶や営業に行くことができます。

名刺管理ツールを導入することで、営業が効率的になり売り上げの向上も見込めるでしょう。

3.営業の属人化の解消

名刺管理ソフト導入は、営業の属人化解消にもなります。

営業が退職してしまうと、その営業担当者が持っていた名刺の価値が一気に落ちてしまいます

どこで交換したものなのか、どういう人なのかといった情報がないためです。

名刺管理ソフトでは、名刺データそれぞれにメモを残したり、コンタクト履歴を追ったりすることができます。

これにより、名刺管理ソフトの導入は営業の属人化問題の解消にも繋がるわけです。

名刺管理ソフトの選び方

  1. 名刺データの読み取り精度が高い
  2. 導入形式(クラウド型かパッケージ型か)
  3. 自社に合うツールを選定しよう
  4. セキュリティに配慮している
  5. 低コスト

1.名刺データの読み取り精度が高い

名刺データをスキャンした際の読み取り精度が高いツールを選びましょう。

読み取り精度が悪いと手作業で修正する必要が出てきますが、それでは営業担当者は面倒になり使いたがりません

名刺を送るだけでスキャンを無料代行してくれたり、スキャンデータの修正を無料で実施してくれるサービスもあります。

このページでご紹介するサービスは、読み取り精度が高く、修正やスキャンを無料代行している名刺管理ソフトに絞ってご紹介しています。

2.導入形式(クラウド型かパッケージ型か)

導入形式には「クラウド型」「パッケージ型(オンプレミス型)」があります。

「クラウド型」は多くの名刺管理ソフトが提供している利用形態で主に月額費用を支払い、システムをレンタルする形でサービス提供を受けます

「クラウド型」のメリット・デメリット
・メリット…
月額制のため手軽に利用することができる。常に最新バージョンを利用できる。自社でサーバーやエンジニアを用意しなくていい
・デメリット…カスタマイズができない。他社のサーバーにデータを置くことが不安な場合は向かない

一方、「パッケージ型(オンプレミス型)」はシステムを買取り、自社サーバーに設置する形でサービスを利用します

「パッケージ型(オンプレミス型)」のメリット・デメリット
・メリット…
カスタマイズすることで自社にあわせることができる。自社サーバーにデータを置くため、他社サーバーにデータを置くことが不安な場合に向く
・デメリット…自社でサーバーを用意する必要がある。運用やカスタマイズのためにエンジニアを置く必要がある。システム購入時に多額の費用がかかる。

このページでは、多くの企業が選択している「クラウド型」の名刺管理ソフトに絞ってご紹介しています。

3.自社に合うツールを選定しよう

会社の規模や働き方によって、合うツールは異なります。

例えば、「シンプルに名刺管理だけできればいい。SNSとしての機能は必要ない」というケースでは後にご紹介する「Sansan」「HotProfile」は高機能過ぎますし、その分コストもかかります

一方で、「名刺管理を機にセールス体制を盤石なものにしたい」「より営業体制を効率化させたい」というケースでは、「myBridge」では機能不足でしょう

自社が名刺管理ソフトを導入する目的として適切なサービスを選びましょう。

4.セキュリティに配慮している

名刺管理ソフトはセキュリティに配慮しているものを選びましょう。

名刺データは機密性の高い情報です

個人が趣味のようなレベルで運営している名刺管理アプリは無料で使えるものがありますが、セキュリティに配慮しているとは言えません。

大手や名が知れている名刺管理ソフトを使うようにしましょう。

5.低コスト

低コストで運用できる名刺管理ソフトがおすすめです。

名刺管理を行うことで効率化が進み、ほぼ間違いなく売り上げ(利益)が上がります。

しかし、その売り上げ(利益)の伸びに対するコストとして見合うかどうかはよく考えなくてはなりません

利益の伸びを導入コストが上回ってしまえば導入する意味はありません。

【法人向け】名刺管理ソフトおすすめ厳選3サービスを徹底比較!

以下に、法人向けにおすすめの名刺管理ソフトを3つご紹介します。

価格や機能について比較表をご用意しましたのでまずはご確認ください。

サービス名 機能 価格
Sansan(サンサン) ・スキャナ/スマホによるスキャン
・コンタクト履歴
・専用スマートフォンアプリ
・人事異動/企業ニュース配信
・名刺情報へのタグ付け
・豊富なメール配信機能
・同僚とのコミュニケーション機能
その他
要お問い合わせ
myBridge(マイブリッジ) ・スマホによるスキャン
・社内名刺情報共有
・営業履歴管理
・スマホ着信時に名刺情報を表示
・専用スマートフォンアプリ
・メッセージアプリ「LINE」で名刺情報を共有
・他サービスからの簡単移行
・名刺スキャンの無料代行
その他
全ての機能が無料
(2019年5月17日時点)
HotProfile(ホットプロファイル) ・スマホによるスキャン
・専用スマートフォンアプリ
・人事異動/企業ニュース配信
・名刺情報へのタグ付け
・アカウントセールス
・営業支援(SFA)
・インサイドセールス
・Webマーケティング
その他
【名刺管理】
初期費用;0円
月額;3,000円/1ユーザー
【名刺管理+営業支援】
初期費用;0円
月額;5,000円/1ユーザー
※いずれも、5~29人利用時。30人以上はディスカウントあり

1.Sansan(サンサン)

Sansan(サンサン)

Sansanは、2019年6月19日上場予定(2019年5月17日執筆時点)の法人向け名刺管理サービスです。

中小企業から大企業に至るまで82%の業界シェアを誇ります。

高性能のAIとオペレーターの手入力により、ほぼ100%のスキャン精度を持ちます。

また、Sansanは名刺管理のみならず社内での情報共有に関する機能、名刺交換した人や企業に関するニュースを読むことができる機能、議事録や接触履歴を企業や人物に紐付けすることができるなど、高機能の管理ツールが特徴です。

サービス名/
会社名
Sansan/
Sansan株式会社
機能 ・スキャナ/スマホによるスキャン
・コンタクト履歴
・専用スマートフォンアプリ
・人事異動/企業ニュース配信
・名刺情報へのタグ付け
・豊富なメール配信機能
・同僚とのコミュニケーション機能
その他
価格 要お問い合わせ

Sansanの公式サイトへ

2.myBridge(マイブリッジ)

myBridge

myBridge(マイブリッジ)は、チャットアプリで有名なLINE株式会社が運営する名刺管理ソフトです。

特徴は、SNSとしての機能や営業支援としての機能といった名刺管理以外の要素は過剰だとしそぎ落とし、名刺管理としての機能に特化している点です(LINEがこのタイミングで「名刺管理アプリ」に参入した狙い – CNET Japan)。

2019年5月17日の執筆時点では全ての機能が無料で使えることも大きなポイントです。

「名刺管理としてのシンプルな機能でいい」「安く手軽に導入したい」場合にはこのmyBridgeがおすすめです。

サービス名/
会社名
myBridge(マイブリッジ)/
LINE株式会社
機能 ・スマホによるスキャン
・社内名刺情報共有
・営業履歴管理
・スマホ着信時に名刺情報を表示
・専用スマートフォンアプリ
・メッセージアプリ「LINE」で名刺情報を共有
・他サービスからの簡単移行
・名刺スキャンの無料代行
その他
価格 全ての機能が無料
(2019年5月17日時点)

myBridgeの公式サイトへ

3.HotProfile(ホットプロファイル)

HotProfile(ホットプロファイル)

HotProfile(ホットプロファイル)は、名刺管理としての機能はもちろん高精度ですが、営業支援ツールとの連携が最大の特徴です。

例えば、自社のWebサイト来訪者をIPアドレスで突き止め、名刺情報と紐付けて社内の人脈を表示させる、といった機能(アカウントセールス機能)により営業効率が上がります。

他にも「営業支援」「インサイドセールス」「Webマーケティング」に至るまで、営業活動を効率的に進めるための機能が充実しています。

サービス名/
会社名
HotProfile(ホットプロファイル)/
株式会社ハンモック
機能 ・スマホによるスキャン
・専用スマートフォンアプリ
・人事異動/企業ニュース配信
・名刺情報へのタグ付け
・アカウントセールス
・営業支援(SFA)
・インサイドセールス
・Webマーケティング
その他
価格 【名刺管理】
初期費用;0円
月額;3,000円/1ユーザー
【名刺管理+営業支援】
初期費用;0円
月額;5,000円/1ユーザー
※いずれも、5~29人利用時。30人以上はディスカウントあり

HotProfileの公式サイトへ

名刺管理ソフトのデメリット

名刺管理ソフトにこれといってデメリットはありません

しかし無料や、あまり名の知られていない名刺管理サービスを利用する場合にはセキュリティへの配慮がされているか注意しましょう。

顧客情報は機密情報です。

外部へ漏れたりしては企業としての信頼も失ってしまいますので、このページでご紹介しているような大手で信頼できる名刺管理ソフトを選択しましょう。

まとめ

名刺管理ソフトを導入することで得られるメリットやサービスの選び方についてご紹介してきました。

名刺管理ソフトの導入によって、属人化していた顧客情報が企業の資産になります。また、営業担当者にとっても効率化が進み売り上げの向上が狙えます。

気になる名刺管理ソフトがあれば問い合わせをしてみましょう。

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